{"id":20126,"date":"2021-09-07T09:46:02","date_gmt":"2021-09-07T07:46:02","guid":{"rendered":"https:\/\/www.modelical.com\/gestion-documental-como-gestionar-documentos-con-hojas-de-calculo-y-cmd\/"},"modified":"2022-05-11T13:45:14","modified_gmt":"2022-05-11T11:45:14","slug":"gestion-documental-como-gestionar-documentos-con-hojas-de-calculo-y-cmd","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.modelical.com\/es\/gestion-documental-como-gestionar-documentos-con-hojas-de-calculo-y-cmd\/","title":{"rendered":"Gesti\u00f3n documental con exccel y CMD"},"content":{"rendered":"<p>El uso de herramientas de gesti\u00f3n documental es cada vez m\u00e1s extendido en los proyectos de edificaci\u00f3n. Sus funcionalidades se ampl\u00edan a\u00f1o tras a\u00f1o y la vinculaci\u00f3n con modelos 3D de informaci\u00f3n es cada vez m\u00e1s fluida. Sin embargo, a\u00fan son muchos los equipos que trabajan sin este tipo de plataformas y siguen gestionando grandes cantidades de documentos de manera eficaz.<\/p>\n<p>En este post os mostraremos una manera de gestionar los planos de un proyecto con herramientas que todos tenemos a mano, una hoja de c\u00e1lculo y CMD. Eso s\u00ed, nos ayudaremos de un poco de magia.<\/p>\n<p>Antes de seguir, aclaramos que CMD es una abreviatura usada en inform\u00e1tica, que significa \u201cCommand\u201d y que en el sistema operativo Windows es una herramienta int\u00e9rprete de comandos que permite ejecutar acciones en el sistema operativo.<\/p>\n<p>Los objetivos de la gesti\u00f3n documental que explicamos en este post son los siguientes:<\/p>\n<ul>\n<li>Comprobar que no falte ning\u00fan plano por imprimir (contrastando un listado de planos y los archivos PDF impresos).<\/li>\n<li>Identificar los planos impresos que no est\u00e1n en el listado de planos.<\/li>\n<li>Ordenar los PDF seg\u00fan nuestro listado y no por orden alfab\u00e9tico de su c\u00f3digo.<\/li>\n<li>Organizar los planos en carpetas para su c\u00f3moda revisi\u00f3n.<\/li>\n<\/ul>\n<p>El flujo de trabajo es el siguiente:<\/p>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"alignnone size-full wp-image-16752\" style=\"margin-left: auto; margin-right: auto;\" src=\"https:\/\/www.modelical.com\/wp-content\/uploads\/50300_Delivery-post-ES.png\" alt=\"\" width=\"100%\" height=\"auto\" \/><\/p>\n<p>1. Los planos PDF se obtendr\u00edan como output de los programas de dise\u00f1o 2D o 3D: Revit, Autocad, etc.<\/p>\n<p>2. En una hoja de c\u00e1lculo (GSheet en este ejemplo) se van registrando los planos del proyecto. En este caso en particular se organizan en una jerarqu\u00eda de 3 niveles (cap\u00edtulo, subcap\u00edtulo y apartado) y contiene el t\u00edtulo y c\u00f3digo del plano.<\/p>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"alignnone size-full wp-image-16752\" style=\"margin-left: auto; margin-right: auto;\" src=\"https:\/\/www.modelical.com\/wp-content\/uploads\/50300_Delivery-post_ES_2-1.png\" alt=\"\" width=\"100%\" height=\"auto\" \/><\/p>\n<p>3. Ahora viene la magia, un script creado desde el Script Editor de Gsheets que genera un archivo BAT que ejecutaremos desde la carpeta que contiene los planos PDF. El script usa la informaci\u00f3n que contiene el listado de planos (c\u00f3digo y nombre del cap\u00edtulo, subcap\u00edtulo y apartado, as\u00ed como el c\u00f3digo del plano) para generar las distintas tareas que ejecutar\u00e1 CMD.<\/p>\n<p>Un archivo de extensi\u00f3n BAT es un tipo de archivo de texto sin formato que contiene varios comandos que se utilizan para automatizar tareas repetitivas o para ejecutar grupos de scripts uno tras otro. Este archivo abre CMD y ejecuta las tareas en \u00e9l descritas.<\/p>\n<p>Al ejecutar el archivo BAT, CMD realiza las siguientes tareas:<\/p>\n<p>A. Crea una copia de seguridad de los planos PDF antes de ejecutar los siguientes comandos (por si algo saliera mal)<\/p>\n<p>B. Renombrar los planos.<\/p>\n<ul>\n<li>Les asigna el prefijo de cap\u00edtulo, subcap\u00edtulo y apartado, formado por 3, 2 y 2 d\u00edgitos respectivamente. Adem\u00e1s de un n\u00famero correlativo. As\u00ed pues renombrar\u00e1 el archivo PRO001-MOD-XX-A-59159.pdf como A010101_1_PRO001-MOD-XX-A-59159.pdf<\/li>\n<li>Esto permite asignarles un orden (independiente del alfab\u00e9tico de su c\u00f3digo).<\/li>\n<\/ul>\n<p>C. Crea un archivo txt con el listado de los PDFs, en este caso llamado CheckContent.txt<\/p>\n<p>D. Organiza los planos por carpetas<\/p>\n<ul>\n<li>Crea carpetas con la jerarqu\u00eda especificada en el listado de planos de la hoja de c\u00e1lculo.<\/li>\n<li>Mueve cada plano a la carpeta correspondiente.<\/li>\n<\/ul>\n<p>4. Finalmente, una vez ya hemos ejecutado el archivo BAT, la informaci\u00f3n obtenida en el archivo de texto(CheckContent.txt) se copia en el GSheet para hacer la comparativa de los planos impresos versus el listado original.<\/p>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"alignnone size-full wp-image-16752\" style=\"margin-left: auto; margin-right: auto;\" src=\"https:\/\/www.modelical.com\/wp-content\/uploads\/50300_Delivery-post_ES_3-1.png\" alt=\"\" width=\"100%\" height=\"auto\" \/><\/p>\n<p>Con la informaci\u00f3n que nos devuelve esta comprobaci\u00f3n, deber\u00edamos imprimir los planos que faltan (Columna D) y revisar los planos que han sido impresos y no est\u00e1n en el listado, porque habr\u00eda que eliminarlos o bien a\u00f1adirlos en el listado de planos.<\/p>\n<p>Daremos el trabajo por finalizado cuando subsanados los errores y repetido el proceso de forma iterativa, en las columnas D y E no aparezca el nombre de ning\u00fan documento.<\/p>\n<p>El siguiente paso ser\u00e1 revisar el contenido de los planos del proyecto que podremos realizar de una manera m\u00e1s c\u00f3moda ya que dispondremos de los PDFs ordenados por carpetas seg\u00fan el cap\u00edtulo, subcap\u00edtulo y apartado de nuestro listado en GSheet.<\/p>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"alignnone size-full wp-image-16752\" style=\"margin-left: auto; margin-right: auto;\" src=\"https:\/\/www.modelical.com\/wp-content\/uploads\/50300_Delivery-post_ES_4.png\" alt=\"\" width=\"100%\" height=\"auto\" \/><\/p>\n<p>Si tienes que gestionar documentos y no dispones de herramientas espec\u00edficas, este flujo de trabajo te resultar\u00e1 de gran utilidad.<\/p>\n<p>En el siguiente v\u00eddeo se puede ver el proceso completo descrito en este post.<\/p>\n<p><iframe title=\"YouTube video player\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/_NKkocbMC-U\" width=\"560\" height=\"315\" frameborder=\"0\" allowfullscreen=\"allowfullscreen\"><\/iframe><\/p>\n<p>Autor: <a style=\"color: #0555e6;\" title=\"Andreu Cortada\" href=\"https:\/\/www.modelical.com\/es\/author\/andreu\/\">Andreu Cortada<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>El uso de herramientas de gesti\u00f3n documental es cada vez m\u00e1s extendido en los proyectos de edificaci\u00f3n. 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