1. INTRODUCCIÓN Y MARCO NORMATIVO 

Conforme a la Ley Orgánica 5/2010 de 22 junio de modificación del Código Penal, la persona jurídica es responsable penalmente de los delitos expresamente contemplados en la Ley. Entre sus deberes destaca, con arreglo a la LO 1/2015 de 30 marzo, la obligatoriedad de contar con un modelo de organización y gestión que incluya las medidas de vigilancia y control idóneas para prevenir delitos o reducir significativamente el riesgo de su comisión. 

El presente Reglamento tiene por objeto desarrollar el Canal de Denuncias de Modelical Consultoría S.L, (en adelante Modelical) para adaptarlo a las exigencias de la Directiva de la Unión Europea 2019/1937, también llamada Directiva Whistleblowing, en materia de protección de derechos al denunciante y cuya transposición se ha hecho efectiva en España a través de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. 

Para dar cumplimiento a este deber, Modelical pone a disposición de todos sus administradores, directivos y trabajadores, así como a sus clientes, proveedores y otros terceros con los que mantengan vínculos de negocio, un canal a través del cual pueden denunciar, de forma confidencial, cualquier sospecha o conocimiento de una conducta irregular o ilícita que haya tenido o este teniendo lugar en la organización.

El Canal de Denuncia estará regido por los principios de independencia, objetividad, autoridad, confidencialidad, ausencia de represalias y presunción de inocencia.

2. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Ámbito objetivo

Se establece en el presente Reglamento el contenido que deberán tener las denuncias o comunicaciones enviadas a través del Canal, deberá versar o estar relacionado con alguna de las siguientes categorías:

  • Conductas que puedan suponer un ilícito penal o de cualquier otro ámbito normativo, y que tengan lugar dentro de Modelical.
  • Irregularidades en materia de contratación pública u otros ámbitos de interacción con la Administración, relaciones con proveedores, protección del medio ambiente y seguridad de los productos. 
  • Conflictos de interés en la toma de decisiones.
  • Conductas no conformes con la normativa interna de Modelical (Código de Conducta).
  • Conductas contrarias a las normas en materia de defensa de la competencia y posibles infracciones contra el mercado.
  • Otras conductas o comportamientos susceptibles de suponer un riesgo relevante para la responsabilidad o la reputación de Modelical.

En cuanto las características con las que deben contar las denuncias conviene aclarar que: deberán comunicarse de buena fe y conscientemente por un empleado o tercera parte identificado a través de los medios establecidos y relacionado con los temas anteriormente expuestos. 

Ámbito subjetivo

El presente Reglamento es aplicable a toda persona física o jurídica que guarde algún tipo de relación con Modelical y denuncie o sea denunciada por un hecho irregular, ilícito o delictivo, especialmente dirigido a:

  • Empleados.
  • Autónomos colaboradores. 
  • Accionistas.
  • Personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión de la empresa, incluidos los miembros no ejecutivos.
  • Informantes que comuniquen o revelen públicamente información sobre infracciones obtenida en el marco de una relación laboral o estatutaria ya finalizada, voluntarios, becarios, trabajadores en periodos de formación con independencia de que perciban o no una remuneración.

3. VÍA DE COMUNICACIÓN

A estos efectos, Modelical pone a disposición de dichas personas y, a fin de centralizar todo tipo de denuncias y/o comunicaciones, la siguiente vía de comunicación:

Correo electrónico: ethics@modelical.com

4. REQUISITOS DE LA DENUNCIA

Como se establece en este Reglamento, se considera denuncia la puesta en conocimiento por parte del denunciante, de uno o varios hechos irregulares, ilícitos o delictivos.

En cualquier caso toda denuncia deberá contener como mínimo:  

  • Identificación del denunciante: No es obligatorio pero sí recomendable a efectos de notificación sobre el estado de la investigación. Independientemente de lo establecido con anterioridad se pueden presentar denuncias anónimas.
  • Irregularidad o infracción denunciada: Descripción clara y detallada de los hechos o circunstancias que constituyen una infracción o irregularidad y que motivan la presentación de la denuncia.
  • Aportación de evidencias: Cualquier documento o pruebas de los que se dispongan y que puedan dar soporte a los hechos que se denuncian en el apartado anterior.
  • Identificación de los responsables de la irregularidad, en caso de ser conocidos.

Si, evaluado el contenido de la denuncia, esta careciera de alguno de los requisitos mínimos anteriormente expuesto o los hechos descritos son inverosímiles, se procederá a su archivo.

5. DERECHOS Y DEBERES DEL DENUNCIANTE

Garantías del denunciante:

Se disponen de la garantías necesarias para mantener la seguridad de las comunicaciones, así como la confidencialidad, la protección de cualquier dato de carácter personal, el derecho a la no represalia y la garantía de ser informado de la resolución o archivo de la denuncia

Deberes del denunciante:

Por otra parte se exige al denunciante actuar de buena fe, aportar datos y pruebas relacionados con los hechos denunciados, el deber de confidencialidad de los hechos hasta su resolución

6. DERECHOS Y DEBERES DEL DENUNCIADO

Garantías del denunciado:

Las personas que hayan sido denunciadas a través del Canal no podrán en ningún caso ser penalizados por la simple comunicación o notificación del hecho denunciado siendo necesario realizar todas las comprobaciones previamente sobre la veracidad de las comunicaciones y se conceda a las personas implicadas la oportunidad de ofrecer una explicación sobre los hechos denunciados.

Los denunciados tendrán derecho a ser informados tan pronto como sea posible sobre los hechos por los que son denunciados.

Se les informará de lo siguiente:

  • Responsable encargado de la gestión
  • Hechos denunciados
  • Procedimiento de trámite de la denuncia
  • Derechos que le asisten:
  1. Derecho de acceso a los datos registrados, con excepción de la identidad del denunciante y de otras personas afectadas por el expediente. Derecho de rectificación de los datos personales que puedan ser incorrectos o incompletos
  2. Derecho a que se le informe de la resolución o archivo de la denuncia

7. GESTIÓN Y COMPETENCIA

El Comité ético de Modelical será el garante del Canal de Denuncias, en cualquier caso se establece como Responsable del Sistema (en adelante Responsable) a Sarai Zaballa Paraiso, que, apoyándose en el Comité cuando lo requiera, tiene las siguientes competencias y responsabilidades:

  • Gestionar la herramienta del Canal de Denuncias.
  • Analizar el contenido de las denuncias recibidas y decidir sobre su admisión a trámite.
  • Llevar a cabo la investigación de los hechos de manera interna.
  • Realizar un informe sobre el resultado de la investigación realizada, poniendo en manifiesto si se han acreditado los hechos denunciados y en tal caso, proponer las medidas adecuadas para la resolución del hecho, así como, derivar a la Dirección las medidas disciplinarias a tomar.
  • Resolver dudas y preguntas que susciten en relación con el Canal de Denuncias.
  • Mantener el registro de las denuncias internas.
  • Reportar a la Dirección sobre el funcionamiento del Canal.

8. RECEPCIÓN Y TRAMITACIÓN DE LA DENUNCIA

8.1 Registro

Comunicada la denuncia a través de la vía anteriormente indicada, el Responsable procederá a su registro en la Base de datos de Denuncias, cumplimentado los siguientes datos:

  • Fecha de recepción
  • Código de identificación
  • Estado de la denuncia
  • Medidas adoptadas (si las hubiera)
  • Fecha de cierre

En el plazo máximo de 7 días hábiles se emitirá un acuse de recibo confirmando la recepción de la misma al denunciante.

Las denuncias que se reciban a través del Canal de Denuncias y que guarden relación con situaciones de discriminación, acoso moral y acoso sexual o por razón de género, se tramitarán, en su caso, de conformidad con los procedimientos específicos que existen para dichas materias.

8.2 Comprobación de los hechos

Registrada la denuncia, el Responsable, deberá comprobar si la misma expone de forma clara y evidente hechos constitutivos o no de infracción, irregularidad o incumplimiento de la normativa legal. En función de del resultado de las comprobaciones y en el plazo de 15 días hábiles desde el registro de la denuncia se decidirá:

  1. Inadmitir la denuncia. Se acordará la inadmisión cuando: los hechos relatados carezcan de verosimilitud, que no sean constitutivos de infracción del ordenamiento jurídico, que carezca de fundamento o se manifieste mala fe por parte del denunciante.
  2. Admitir a trámite la denuncia. En tal caso deberá valorarse si la denuncia debe ser tramitada de forma urgente.

En cualquiera de los dos casos el denunciante será informado de la admisión o inadmisión de la denuncia en el plazo de 5 días hábiles. 

8.3 Investigación 

En el caso de la admisión de la denuncia, el Responsable, realizará todas aquellas acciones y consultas que considere oportunas encaminadas a la averiguación de la veracidad de los hechos descritos, si el Responsable lo considerase pertinente podrá extender las actuaciones al resto de miembros del Comité ético hasta la resolución de la denuncia.

En primer lugar, el Responsable, se pondrá en contacto con el denunciado, informando sucintamente acerca de los hechos que se le atribuyen también se le informará sobre su posibilidad de presentar alegaciones por escrito y se le informará del tratamiento de sus datos personales. En ningún caso se revelará la identidad del denunciante.

En esta fase, se dará trámite de audiencia a todos los afectados y testigos practicando cuantas diligencias se estimen necesarias para esclarecer los hechos. Todos los empleados están obligados a prestar colaboración, su intervención tendrá carácter estrictamente confidencial.

El trámite de audiencia incluirá como mínimo, siempre que sea posible, una entrevista con la persona supuestamente responsable de los hechos denunciados, siempre respetando la presunción de inocencia.

El Responsable asumirá la custodia de todas y cada una de las evidencias recopiladas de las acciones llevadas a cabo. Se establece un plazo máximo de 3 meses desde el inicio de la investigación para elaborar y comunicar el Informe.

El Informe:

Una vez concluidas todas las actuaciones, el Responsable, procederá a la emisión de un informe de los procedimientos realizados, siendo éste reportado al órgano competente para la toma de decisiones.

Este informe contendrá, al menos:

  • Una exposición de los hechos denunciados.
  • La clasificación de la denuncia como urgente a efectos de conocer su prioridad o no en su tratamiento.
  • Las actuaciones realizadas para el esclarecimiento de los hechos, la valoración de las pruebas practicadas y las conclusiones obtenidas.

9. RESOLUCIÓN DE EXPEDIENTE

Concluida la tramitación sobre los hechos denunciados, emitido el informe y reportado al órgano competente, éste será el responsable de tomar las medidas internas oportunas, sin perjuicio de las responsabilidades jurídicas que le puedan corresponder a los Juzgados y Tribunales.

El órgano competente, a la mejor brevedad, adoptará alguna de las siguientes decisiones:

  • En caso de considerarse NO acreditada la existencia de infracción:

Si se determina que no ha quedado acreditada la comisión de ninguna irregularidad, se dará por concluido el expediente sin necesidad de adoptar ninguna medida, procediendo a su archivo y notificando dicha decisión.

  • En caso de considerarse SI acreditada la existencia de infracción:

Si se determina que ha quedado acreditada la comisión de una infracción se dará traslado al área afectada y a la dirección para los efectos disciplinarios oportunos:

  • En caso de tratarse de una infracción administrativa en la que pueda ser competente la propia administración se pondrá en conocimiento de ésta para iniciar el oportuno procedimiento sancionador.
  • Si los hechos expuestos pueden ser constitutivos de infracción penal se pondrá en conocimiento del Ministerio Fiscal.
  • En caso de que los hechos puedan dar lugar a una responsabilidad disciplinaria de algún empleado de la compañía se comunicará a la Dirección, a efectos de aplicar las medidas pertinentes conforme a la normativa laboral vigente. 

10. CONSERVACIÓN Y CONFIDENCIALIDAD EN LAS INFORMACIONES

Con el objetivo de conseguir un máximo nivel de implicación y seguridad para todos los implicados que puedan intervenir en la comunicación de denuncias Modelical, pondrá los medios necesarios para que dichas comunicaciones sean tratadas con la mayor confidencialidad en todas las fases del proceso.

Los datos de las personas que efectúen la denuncia, así como las acusaciones manifestadas podrán ser facilitadas a las autoridades administrativas o judiciales, en la medida en que fueren requeridos por tales autoridades como consecuencia de cualquier procedimiento derivado del objeto de la denuncia. 

Dicha cesión de los datos a las autoridades administrativas o judiciales se realizará siempre dando pleno cumplimiento a la legislación sobre protección de datos de carácter personal. 

Asimismo, y solo cuando pudiera proceder la adopción de medidas disciplinarias contra un trabajador, el acceso se permitirá al personal con funciones de gestión y control de recursos humanos, siempre dando pleno cumplimiento a la legislación sobre protección de datos de carácter personal. 

El envío de información de carácter personal a través del Canal de Denuncias supone el consentimiento expreso e inequívoco para el tratamiento de tales datos de carácter personal. 

El denunciante podrá ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición respecto a sus datos personales en cualquier momento mediante comunicación escrita dirigida al correo electrónico: ethics@modelical.com

En cuanto al periodo de conservación de datos personales tratados deberán ser eliminados en plazo máximo de tres meses tras la finalización del procedimiento de tramitación de la denuncia o, en su caso, desde la finalización del procedimiento disciplinario, administrativo o judicial al que hubieran dado inicio. Transcurrido este tiempo, si los datos fueran necesarios para continuar la investigación de los hechos, podrán seguir siendo tratados a los efectos de la investigación realizada.

11. REVISIÓN Y MEJORA

El presente procedimiento podrá ser revisado periódicamente por el Responsable, a fin de detectar posibles debilidades o puntos de mejora procediendo a la actualización y/o perfeccionamiento de los contenidos que se consideren necesarios. 

Igualmente deberá ser revisado, en caso de que se produzca alguna actualización normativa y/o de procesos internos que puedan verse afectados por este procedimiento. 

 

12. MODELO DE DENUNCIA

Será remitida a la dirección de correo ethics@modelical.com y deberá contener como mínimo lo siguiente:

  • Datos del denunciante:

Nombre y apellidos (no obligatorio)

Relación con Modelical y Cargo (empleado, proveedor, cliente…) 

Fecha de los hechos

  • Datos del denunciado/os

Nombre y apellidos (si se conociesen)

Puesto y Departamento al que pertenece

  • Hechos denunciados (Descripción clara y detallada de las situaciones que han acontecido)

Evidencias de los hechos (Se adjuntan los documentos que puedan dar soporte a los hechos denunciados)