Rentabilidad en empresas de servicios

Gestión Digital

En Modelical hemos empleado mucho esfuerzo en establecer un proceso para gestionar nuestros recursos. No hemos inventado nada, pero si hemos dedicado mucho tiempo y cariño a saber cómo hacerlo mejor.

En las empresas de servicios, el producto principal es el tiempo que dedicamos en aplicar nuestro conocimiento y experiencia. Por ello es importante dar valor a cada hora que emplea nuestro equipo en ayudar a nuestros clientes, es necesario saber qué nos cuesta, y saber si somos rentables o no.

Cada persona que empleamos en nuestra empresa nos supone un coste que va más allá del sueldo que le pagamos, debemos tener en cuenta todos los gastos directos e indirectos de nuestra empresa, sueldos de personal que no imputan horas a proyectos, alquileres, software y licencias, equipos, marketing, vacaciones, etc.

Una vez estimado el coste unitario por hora de cada empleado, podemos asignar recursos humanos a los distintos proyectos que nos ocupan, en función de disponibilidad, curriculum, fechas y precio que facturamos a nuestro cliente.

Estimar el tiempo necesario para llevar a cabo un proyecto es difícil, y siempre tendremos desviaciones entre las horas que hemos calculado y las que realmente empleamos, pero tener este cálculo histórico de todos nuestros proyectos, nos hará mejores estimadores y mejores gestores de nuestro equipo.

Conocer el coste y la disponibilidad de horas de nuestro equipo nos va a ayudar a seleccionar los proyectos que mejor se adapten a nuestra estructura, y nos indicará cuando es necesario ampliar el equipo.

Tradicionalmente se han empleado hojas de cálculo y herramientas poco prácticas para llevar el control de proyectos, imputación de horas y la gestión de tareas. Por suerte hoy disponemos de herramientas avanzadas y fáciles de usar, que nos permiten tener un conocimiento real de todos los indicadores que son relevantes para la vida de nuestra empresa.

La complejidad de los datos con los que trabajamos, nos obliga a digitalizarnos. No nos engañemos, Excel o G Sheets son maravillosos, pero no son la herramienta que debes utilizar para el fin que buscamos, una mejor gestión de nuestros recursos.

Tener un ERP que permita la gestión de todas las parcelas de nuestra empresa, nos ayudará no solo a llevar de manera mucho más sencilla el día a día de la administración, si no que nos dará una visión antes, durante y después de cada proyecto.

Hace 20 años, era difícil implantar un sistema de gestión digital en una pequeña o mediana empresa por su alto coste. Hoy tenemos una amplia variedad de software disponible, para todos los bolsillos, tipos de empresa y usos.

Muchos de los sistemas ERP que podemos encontrar en el mercado, si los usamos bien, serán enriquecedores para nuestra compañía, nosotros usamos Odoo por distintas ventajas, porque es un software en constante evolución, económico, sencillo, escalable y personalizable.

Gracias a esta última característica, hemos podido adaptar nuestro ERP a lo que necesitábamos: tener un control económico de nuestros proyectos en tiempo real.

¿Cómo lo hacemos?

Conocidas las distintas tareas que tenemos que realizar dentro de un proyecto, asignamos un tiempo específico para cada una de ellas. Esto nos permite presupuestar de manera más clara, ya que sabemos el coste que va a suponer ese tiempo planificado.

Planificamos los recursos durante el tiempo que va a durar el proyecto, y nuestra personalización de Odoo nos permite conocer en todo momento el coste planeado (según presupuesto), el coste futuro (según planificación) y el coste real (según horas consumidas por nuestro equipo)

Controlando las desviaciones entre el coste planeado, y el coste real, podemos conocer en tiempo real si un proyecto nos está ocupando más de lo planeado, y por tanto si está siendo rentable o no, incluso saber si somos competitivos presupuestado.

Para presupuestar nuestros proyectos, estimamos el coste y aplicamos nuestro margen. Planificamos el equipo deseado según currículum, lo que nos da el coste planificado. La imputación de horas nos da el coste real. Las desviaciones entre la oferta y el planteamiento inicial las tenemos en cuenta para futuras ofertas. La desviación entre el coste real y el coste planeado nos sirven para tomar decisiones y medidas correctoras.