Implantar BIM en Retail

Si trabajas en Retail y estáis considerando implantar BIM, este artículo es para tí.

Te damos razones para terminar de convencer a tus superiores de iniciar un proyecto así, y los aspectos clave a tener en cuenta antes de empezar.

No es un camino fácil, pero te aseguramos que si tenéis convicción y con la orientación adecuada, supondrá un gran salto a nivel de organización.

¿Por qué implantar BIM en Retail?

No vamos a listar todas las bondades de BIM, pero aquí tienes tres que aplican al mundo Retail:

1. Ser más eficientes en los proyectos.

La eficiencia no es solo ir más rápido, sino hacer las cosas bien desde el principio para no tener que volver atrás.

Es evitar pérdidas de tiempo y dinero, por ejemplo, tener que reconducir un conducto por otro patinillo a media obra porque el proyecto no está coordinado, o que muebles hechos a medida no quepan en el sitio previsto porque los planos de partida tenían diferencias con la realidad.

Es probable que al principio de la implantación no seáis más rápidos haciendo los proyectos, pero estarán mucho más definidos al llegar a obra, lo que es un seguro ante imprevistos, es decir, ante sobrecostes.

2. Vivir el diseño y tomar decisiones a tiempo.

BIM aporta una visión 3D bastante vistosa que se puede aprovechar desde los primeros diseños.  Por ejemplo, vas a poder pasearte por el diseño de la tienda con la realidad virtual. Más allá del efecto “wow”, lo que aporta es que los que toman las decisiones (que no siempre son técnicos) se imaginen mucho mejor el resultado final y los cambios que propongan los hagan en las etapas iniciales del proyecto, es decir, a tiempo.

3. Conectar la tienda con el resto del negocio.

Para tu empresa, el mayor salto será disponer de información fiable del activo (la tienda, el centro) para que pueda ser aprovechada en fase de operaciones. Es decir,  conectar la información de los modelos 3D de la obra acabada con bases de datos de negocio para facilitar el análisis y la toma de decisiones.

Por ejemplo, se puede conectar las superficies que salen del modelo con la base de datos de inmuebles para visualizar qué zonas son más rentables, los muebles con el inventario o con las compras para saber cuánta mercancía hay en la tienda, o los equipos de instalaciones con la base de datos de mantenimiento para que los operarios puedan ver qué hay alrededor del equipo averiado e intervenir de manera más rápida y precisa.  El modelo tiene mucha información de inventario y ubicación de los elementos que puede aportar en otros usos.

Esto no va a pasar en los primeros meses, pero es importante que esté en el roadmap. 

 

Tips antes de iniciar una implantación BIM

Aquí tienes algunos aspectos que nos parecen importantes a la hora de planificar una implantación BIM en una empresa de Retail:

 

1. BIM no es un software, es un cambio en la forma de trabajo 

Nosotros identificamos tres focos en una implantación: personas, procesos y tecnología. Sin alguna de las tres no es posible implantar BIM. Pero el orden es importante.
Lo principal en una implantación es que las personas cambien la manera en que trabajan y adopten una nueva metodología. Y eso es lo más difícil. Porque no es simplemente cambiar el programa con el que hacen los planos.

Cambia la manera en que se diseña (ahora es 3D y tengo más definición en los primeros encajes), en que se colabora (ya no envío un pdf a otro equipo, ahora trabajamos sobre el mismo archivo), en que se mide (ya no envío un Presto sino que el equipo de presupuestos entra al modelo a medir los elementos), en que se ejecuta (desde obra pueden ir marcando qué elementos se han ejecutado) y en que se gestiona el edificio (el equipo de negocio ahora puede ver y agregar superficies de varias tiendas desde un dashboard web conectado con los modelos).

Por tanto, pensar que la implantación BIM afectará solo a los que “dibujan” es un error.

 

2. ¿Cuánto tiempo nos va a llevar?

El tiempo va a depender mucho del alcance. Y el alcance dependerá mucho del equipo y volumen de proyectos. No es lo mismo 15 tiendas que 150, un equipo de 100 personas que hace todo el proyecto que un equipo de 5 técnicos que supervisa proyectos que realizan empresas externas, un único país que toda Europa. 

Decir “en un año queremos tener BIM” es poco evaluable. Cuanto más claro sea el objetivo mejor porque las expectativas estarán alineadas. Por ejemplo: “En un año el diseño de todas las nuevas implantaciones se hará en BIM”.

Pero en cualquier caso, pensar que una implantación puede completarse en menos de un año, en la mayoría de casos no es muy realista. En equipos grandes lo habitual es ir a dos años. Aunque en esos volúmenes lo mejor es pensar en fases, acometer la primera donde el alcance esté acotado (por ejemplo: limitarlo a una región/país, o a una marca, o a la fase de diseño), y según el resultado enfocar una siguiente. 

 

3. Busca ayuda experta

Contratar un equipo experto para acompañaros en este proceso es muy recomendable. 

Por varios motivos: primero por la experiencia en procesos anteriores con empresas similares a la vuestra, es decir, que ya conocen gran parte de vuestra problemática  y saben cómo abordarla; segundo porque ese equipo va a tener dedicación 100% a que la implantación sea exitosa, mientras que si lo hicieran perfiles internos, ¿iban a quedar desligados completamente de sus tareas actuales?; y tercero, porque las opiniones de un equipo externo son más independientes y, aunque suene raro, a veces tienen más fuerza que las de perfiles internos.

En el caso de que decidáis externalizar ese soporte, aseguraros de contratar a un equipo con experiencia en procesos de implantación BIM de grandes empresas de vuestro sector, el Retail. Porque vuestras necesidades son distintas a las de una empresa de data centers o las de una planta desalinizadora.

 

4. Planifica proyectos piloto

Los proyectos piloto son esenciales para poner a prueba la teoría y que los equipos entrenen y ganen confianza. Y cuanto antes se empiece con la práctica, mejor.

Es importante elegir proyectos “típicos” que involucren a personas de diferentes equipos. Que sean reales, es decir, que el proyecto no esté hecho ya en CAD y el objetivo sea “pasarlo a BIM” en paralelo. Y que tengan un tamaño y dificultad media. Optar por algo demasiado fácil o pequeño, hará que el equipo no se enfrente a retos habituales de sus proyectos (por ejemplo, en una reforma pequeña el número de planos a generar va a ser mucho menor que en una implantación nueva).

 

5. Mantener el ritmo de proyectos

En Retail perder un día de ventas es un fracaso. Hay que poder mantener el ritmo de los proyectos cumpliendo con sus plazos mientras, a la vez, estaremos implementando un cambio fundamental en la metodología de trabajo. No es tarea fácil.

Nuestra receta para conseguirlo es estar al lado del equipo en los proyectos. Porque es normal que al principio tarden más, que tengan dudas y que les falte confianza. Pero para eso estamos nosotros cerca dando soporte técnico y en última instancia arrimando el hombro si hace falta para cumplir los plazos.

6. Implicar a los responsables

Si los jefes de equipo piensan que BIM no les afecta, la implantación va a fracasar con total seguridad. Si siguen pidiendo planos en AutoCAD para revisar el proyecto en lugar de entrar al modelo, están entorpeciendo la producción y perjudicando a la implantación, ¿de qué sirve tener un modelo?.

Son los primeros a los que hay que ganar (además de a la dirección, cuya confianza hay que mantener mostrando regularmente los progresos). Hay que estar cerca de los responsables enseñándoles que ahora tienen más información, que pueden llegar a un detalle mayor en menos tiempo, que las mediciones pueden salir más rápido… en definitiva, que perciban que el cambio les beneficia. De este modo nos ganaremos su confianza y empujarán a favor de la implantación.

 

7. Involucrar a IT desde el principio

La tecnología es clave. IT debe estar involucrado desde el inicio para planificar adecuadamente las compras de software y las implicaciones que va a tener BIM a nivel sistemas. 

Va a ser necesario comprar nueva tecnología y es importante considerar tanto los gastos asociados sobre todo en licencias (una licencia de Revit cuesta alrededor de 3.000€ al año por usuario), como también las restricciones de seguridad que tengáis, la ubicación de la información o la conexión de BIM con otros sistemas. 

 

8. Liderazgo interno

Va hacer falta un responsable interno para la implantación con dedicación al proyecto. 

En la implantación se van a ir generando entregables que necesitan revisión (el Protocolo BIM, un plan de roles, los procesos To-Be…), y se van a necesitar tomar decisiones que afecten a varios equipos.

Es conveniente que además de un responsable, haya un equipo interno con personas de distintos equipos (diseño, instalaciones, obra, etc.) que estén involucrados en la implantación, aunque su dedicación sea menor. Es recomendable que estos perfiles tengan peso en sus departamentos, para que puedan representar sus intereses y tener cierta autoridad para tomar decisiones en su nombre. 

9. La base para empezar los proyectos 

Si trabajáis con reformas o implantaciones en locales existentes, tened en cuenta que hace falta tener un modelo del estado actual del activo (tienda, centro) con el que empezar el proyecto. ¿El equipo de diseño va a tener tiempo para hacerlo?
Nuestra recomendación es hacer un levantamiento previo básico sobre el que el equipo de diseño pueda empezar a trabajar. Así, poco a poco, el equipo irá disponiendo de modelos BIM de un mayor número de tiendas.

En este sentido, hay que tener en mente que no todos los proyectos pasarán a BIM de golpe. Habrá una fase de convivencia entre el sistema antiguo y el nuevo. Hay que planificar cómo será esta transición y cómo se integrarán progresivamente todos los centros.

Por otro lado, también es importante disponer de cierto contenido BIM para los primeros proyectos. Hablamos de familias (muebles, puertas…), estilos (carátulas de planos, cotas, leyendas…). Que no haya que crear todo de cero en el primer proyecto. Esta tarea lleva tiempo pero un equipo consultor os puede ayudar, y además es una buena forma de que vuestro equipo empiece a practicar.

 10. La importancia de mantener la información actualizada

Tener información desactualizada puede salir mucho más caro que mantenerla al día. Imagina que usas Google Maps para encontrar un restaurante en la montaña, pero la ruta te lleva por carreteras cortadas porque el mapa no está actualizado. ¿Seguirías confiando en Google Maps? 

Lo mismo aplica para BIM; mantener las tiendas actualizadas es crucial. Si cuando vas a empezar una reforma en una tienda, no te fías de la información porque nadie ha actualizado los cambios que han pasado en los últimos años, ¿de qué sirvió hacer un modelo?. 

Y lo que es peor, ahora otros equipos dependen de la información que sale de los modelos. ¿Qué pasa si el equipo de negocio ha decidido mover un departamento a otra zona considerando datos que salían de modelos BIM desactualizados?

 

Conclusión

Una implantación BIM en retail es algo más que cambiar el software donde se hacen los planos de una reforma. Es un cambio fundamental en la forma de trabajo del equipo, y requiere la implicación activa de todos los miembros para ser exitosa. 

A cambio, permite conectar la información del espacio físico en el que ocurre la actividad comercial, es decir, el dónde, con las operaciones y el negocio. Esto abre la puerta a una gestión más digital y eficiente que impulse la rentabilidad. 

En este proceso, es importante que estéis acompañados por profesionales expertos en tu sector, que puedan guiaros en la definición de la estrategia general y en todas las fases del proyecto .

 

¿Cómo te puede ayudar Modelical?

Acompañamos a nuestros clientes en todas las fases de su proyecto y solemos intervenir en varios niveles: 

• Implantación BIM de principio al fin
• Digitalización del portfolio de activos
• Soporte BIM a los equipos de proyectos 
• Selección e implantación de tecnología 
• Desarrollos para conexiones entre herramientas, apps y addins personalizados, o plataformas de gemelo digital ad hoc 

 

En Modelical colaboramos con los sectores retail, logístico y comercio electrónico desde hace más de 10 años. 

 

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