Desk booking
Cómo gestionamos el trabajo híbrido en Modelical utilizando Odoo
Hasta 2020, en Modelical, cada uno de nosotros tenía un puesto de trabajo más o menos fijo, aunque la naturaleza de nuestra actividad y las herramientas que usamos nos han permitido desde el principio desarrollarlo de manera no presencial y en el pasado invertimos para que el trabajo remoto fuera una opción, así que cuando comenzó la pandemia y se decretó el confinamiento no supuso un gran cambio, ya que estábamos preparados para trabajar desde casa.
Cuando casi todo volvió a la normalidad, nuestro equipo había crecido, y nuestra oficina empezó a quedarse pequeña. Después de consensuarlo con los compañeros se tomó la decisión de seguir un modelo de trabajo híbrido; cada uno de nosotros podía decidir si iba a trabajar desde su casa o desde la oficina, podíamos elegir el número de días en cada lugar, siempre y cuando cumpliésemos con unos requisitos mínimos de disponibilidad, ergonomía y conectividad.
Y es que éramos más personas que espacios disponibles en la oficina, y sin embargo, no usábamos la oficina todos a la vez, pues muchos preferíamos trabajar desde casa algunos días de la semana, otros estábamos en oficinas de clientes, de vacaciones, etc.
Surgieron varias preguntas:
- ¿Necesitamos una oficina más grande?
- ¿Cómo íbamos a controlar la ocupación de la oficina?
- ¿Cómo puedo sentarme cerca de mis compañeros de proyecto?
- ¿Qué pasa si llego a la oficina y no tengo un puesto libre?
Teníamos claro que si no resolviamos nuestras preguntas, en un futuro nos encontraríamos con situaciones de desorganización y se traduciría en que el equipo no vendría a la oficina. Necesitábamos una herramienta que nos ayudase a controlar la ocupación de los espacios, y evaluamos diferentes opciones existentes en el mercado, entre ellas:
Skedda, www.skedda.com – No solo dispone de un sistema de Hot Desking, también tiene disponible un módulo de reserva de espacios, dispone de un mapa interactivo, analíticas, reglas y App Móvil. Gratuito hasta 5 espacios.
Robin, www.robinpowered.com – Además de un sistema de Hot Desking, también funciona como sistema para gestionar las visitas de invitados externos, y como gestor de reserva de espacios.
Condeco, www.condecosoftware.com – Se centra en la vuelta a la oficina tras las restricciones de la pandemia, dispone de un sistema para invitados, reserva de espacios y hot desking.
Todas estas aplicaciones tienen unos modelos de precios que crecen más o menos linealmente con el tamaño del equipo, lo que podía derivar en costes considerables si seguíamos creciendo, así que pensamos que podíamos resolverlo sin acudir a terceros dentro de nuestro ERP, Odoo. Primero porque era nuestra herramienta interna de gestión, donde ya teníamos la información del equipo (directorio de personal, permisos, fotos, etc). Segundo por el coste a largo plazo que conllevaba un nuevo software que además deberíamos integrar con el resto de sistemas; nos obligaría a mantener dos listados de usuarios y suponía un coste de licencia anual en dependencia del tamaño del equipo, mientras que desarrollar un nuevo módulo en Odoo significaba “solo” un coste interno en horas.
La tarea era clara, necesitábamos un sistema que permitiese a cada empleado reservar de forma autónoma y sencilla un espacio de trabajo, para un periodo de tiempo, teniendo en cuenta que usamos Odoo Online, por lo que el desarrollo dentro de la aplicación no podía ser muy sofisticado.
Conocíamos los límites, pero estamos convencidos de las ventajas de utilizar un sistema online/Cloud:
- Todo en mismo lugar; la aplicación de gestión de puestos estaría accesible desde la misma interfaz que el resto de aplicaciones básicas que utilizamos.
- Alojado en la nube, lo que permite acceder desde cualquier lugar o dispositivo, importante para asegurar que el equipo reserva su puesto.
- Información integrada, al dar de alta o de baja a un compañero en Odoo ya se gestiona su acceso automáticamente
- Escalabilidad, en Odoo no pagaríamos un extra por cada persona que tuviera que usar la aplicación.
Tuvimos que encontrar la manera de visualizar un mapa de nuestra oficina en Odoo. Sin desarrollos importantes, y gracias a la configuración de nuestros puestos, pensamos que podíamos utilizar la vista Kanban de Odoo, una vista que permite visualizar tarjetas organizadas por columnas. Esta vista nos permite representar esquemáticamente la distribución de nuestros puestos.
Lo siguiente fue definir la serie de reglas y requisitos que debía respetar la aplicación:
- Algunos empleados acuden regularmente a la oficina y tienen preasignado un puesto.
- La preasignación puede ser para todos los días o depender del día de la semana.
- Un empleado no puede ocupar un puesto preasignado a otro compañero si existe otro puesto libre.
- Un empleado no puede reservar 2 puestos para sí mismo.
- Un empleado que esté preasignado en un puesto, no puede reservar otro.
- Existen puestos bloqueados (puestos especiales con herramientas disponibles para todos, o que se reservan para visitas).
- Los puestos se van liberando semana a semana para generar el hábito de reservar lo que realmente se va a usar.
Para los que conocéis cómo se estructura Odoo, creamos dos nuevos modelos en Odoo: “Desks” y “Bookings”
En el Modelo Desks, configuramos los registros correspondientes a cada puesto, en nuestro caso 30 – 50 registros/puestos en dos oficinas, indicando la ubicación, si está bloqueado o disponible, y si tiene un usuario preasignado.
En el Modelo Bookings, creamos para cada día registros nuevos, tomando información del Modelo Desks, y estableciendo si para ese día en concreto, el Desk esta bloqueado o disponible o si tiene un usuario preasignado.
Para automatizar la creación de los registros del Modelo Bookings, creamos una acción automática planificada, que crea los “bookings” tomando información del modelo Desks, para los siguientes 7 días siempre y cuando no estuviesen ya creados.
Del mismo modo, creamos una acción planificada que creaba los filtros necesarios para poder visualizar en la vista Kanban solo los registros de cada día (Hoy, mañana, pasado mañana, etc).
Añadimos fotografías de cada empleado en caso de que un puesto estuviese reservado, y un indicador de estado. De esta forma podríamos saber de un vistazo el estado de la oficina.
Entre pensar el sistema, desarrollar la aplicación, crear reglas y pruebas, nos llevó tres semanas de trabajo y unas 40 horas de dedicación.
Gracias a la nueva App Desk Booking nuestro Equipo tiene la facilidad de planificar su lugar de trabajo de manera sencilla. Además es fácil conocer el mapa de la oficina un día concreto y anticipar posibles problemas de espacio.
Como siempre que se implanta una solución a un problema, el personal debe adaptarse y aprender a hacer uso de la herramienta. Al principio no todos los compañeros reservaban su puesto, algunas reservas no se respetaban, y ello dificultó el funcionamiento. Pero dada la facilidad de uso, en pocos días todo el equipo se acostumbró y se convirtió en una rutina más.
Después de un tiempo utilizando la nueva aplicación, hemos podido tener métricas interesantes. Ahora tenemos noción de cuáles son los días en los que la gente prefiere teletrabajar (los lunes y viernes son los días preferidos), temporadas con más afluencia en la oficina (esto depende mucho de los proyectos en curso), medias de asistencia, puestos más demandados, etc.
Gracias a una simple aplicación creada 100% con Odoo Online, Studio y un poco de imaginación, hemos ganado en orden y solucionado un problema que surgió debido al crecimiento de la empresa y a los cambios fundamentales que nos ha traído la pandemia.
¿Se os queda pequeña la oficina? ¿Cómo habéis enfrentado vosotros los cambios derivados del covid?